Beitrag: Wie Prozessoptimierung im Jahr 2022 zum Erfolg wird

Durch Prozessoptimierung können Unternehmen ihre Abläufe effizienter gestalten und Kosten sparen.

Sechs Wochen sind bereits ausreichend, um gezielt Schwachstellen zu beseitigen und Prozesse zu beschleunigen. Dafür werden jeweils drei Wochen zur Dokumentation eines Kernprozesses und drei Wochen für die Optimierungsarbeit eingeplant. In diesem Rundschreiben erklären wir Ihnen wie und mit welchen Faktoren das funktioniert.

Auf einen Blick:

  • Wer bestehende Prozesse digitalisieren oder optimieren möchte, sollte zunächst auf einen Hauptprozess fokussieren, um mit diesem einen Referenzprozess zu schaffen.
  • Ein dokumentierter Prozess kann mithilfe fester Parameter auf Schwachstellen und Verbesserungspotenzial geprüft werden.
  • Die Handlungsfelder ergeben sich aus den Schwerpunkten Kostensenkung und Effizienzsteigerung.
  • Bei fehlendem Know-how oder zeitlichen Engpässen können Unternehmen durch externe Partner Unterstützung erhalten.

Faktor 1: Der Einstieg – wie finde ich einen guten Startpunkt?

Empfohlene Dauer: Zwei Wochen

Wählen Sie einen Kernprozess, z.B. Beschaffung, Produktion und Vertrieb des umsatzstärksten Produktes. Für die Optimierung und Digitalisierung des Prozesses muss zunächst Transparenz über die Anforderungen sowie die damit verbunden Abläufe und Informationsflüsse geschaffen werden.

Ein Gesamtprozess besteht in der Regel aus mehreren Teilprozessen. Es eignen sich deshalb Erhebungen auf Basis von einzelnen Expertengesprächen. Wichtig ist dabei, dass ein Prozess von Anfang bis Ende betrachtet wird. Zur Erfassung kann z.B. ein Fragebogen verwendet werden.

Relevante Fragen für die Erfassung sind:

  • Wer
  • macht was,
  • wann,
  • wie und
  • womit.

Praxistipp: Die Aufnahme und Visualisierung der Prozesse sind sehr zeitaufwendig und erfordern eine gewisse Vorerfahrung, um die richtigen Fragen zu stellen. Unternehmen, die ihre Prozesse auf den Prüfstand stellen wollen, sollten deshalb einen projektorientierten Ansatz wählen und bei Bedarf auf externe Unterstützung zurückgreifen.

Faktor 2: Die Dokumentation – wie dokumentiere ich meinen Prozess?

Empfohlene Dauer: Eine Woche

Für die Darstellung von Prozessen ist eine Visualisierung der Prozesse hilfreich. Dafür ist nicht zwangsläufig eine spezielle Software erforderlich. Ein Modellierungsansatz sollte jedoch drei Voraussetzungen erfüllen:

  1. Auch komplexere Geschäftsprozesse müssen verständlich dargestellt werden können.
  2. Eine eindeutige Syntaxregel vermeidet unterschiedliche Sichtweisen.
  3. Das Erstellen ist leicht zu erlernen und die Dokumentationen sind auch für nicht IT-Fachleute einfach nachvollziehbar.

Praxistipp: Für die Modellierung der Prozesse hat sich insbesondere die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) als grafische Modellierungssprache in der Praxis etabliert.

Faktor 3: Die Analyse – wie finde ich Schwachstellen?

Empfohlene Dauer: Eine Woche

Nach Abschluss der Visualisierung gilt es Schwachstellen zu identifizieren, die zu Chancen und Handlungsfeldern für die Prozessoptimierung werden. Neben den Ergebnissen der Expertengespräche empfiehlt sich die Prüfung festgelegter Parameter:

  • Durchlaufzeiten und Fehlerraten in der Produktion
  • Fehlende Informationen in den Prozessphasen
  • Medienbrüche und manuelle Mehrfacherfassungen

Faktor 4: Die Handlungsfelder – wie bewerte und definiere ich die Chancen?

Empfohlene Dauer: Eine Woche

Die Handlungsfelder werden aus den Schwachstellen abgeleitet. Jedes Handlungsfeld wird hinsichtlich des zugrunde liegenden Problems und seiner Auswirkungen kurz beschrieben. Zusätzlich werden die vier folgenden Angaben gemacht:

  • Messwert: Ein Messwert, den es zu optimieren gilt, wird festgelegt. Messwerte können qualitativ oder quantitativ sein und dienen einer späteren Erfolgskontrolle.
  • Optimierungsbedarf: Die Wichtigkeit, einen bestimmten Prozess im Handlungsfeld zu optimieren. Ein Skalenwert sowie eine kurze Begründung sind ausreichend.
  • Nützlichkeit: Quantifizierung des wirtschaftlichen Nutzens im Falle einer erfolgreichen Prozessoptimierung.
  • Dringlichkeit: Gibt Auskunft wie schnell ein Handeln erforderlich ist und soll die Priorisierung der einzelnen Handlungsfelder unterstützen.

Praxistipp: Sollte es die Möglichkeit geben, empfiehlt sich ein Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen der Küchen- und Möbelindustrie.

Faktor 5: Die Maßnahmenkonzeption – was ist genau durch wen zu tun?

Empfohlene Dauer: Eine Woche

Maßnahmen sind Lösungen, die aus den jeweiligen Handlungsfeldern hervorgehen. Für die Lösung werden Ideen danach beurteilt, inwieweit sie eine Verbesserung des Ist-Zustandes herbeiführen können. Weiterhin erfolgt eine konkrete Beschreibung der Umsetzung, in welcher folgende Angaben gemacht werden:

  • (Technische) Umsetzung: Beschreibt die Art der Umsetzung, z.B. Anforderungen an ein geeignetes Tool oder Vorgehen.
  • Beteiligte: Gibt Auskunft über interne und externe Stakeholder, die für eine Umsetzung und Abnahme der Maßnahme erforderlich sind.
  • Test in einem prototypischen Umfeld: Definiert den Einsatzbereich in der Testphase.
  • Optional: Schätzung der Implementierungsaufwände (Kosten/Zeit).

Praxistipp: Planen Sie bei der Maßnahmenkonzeption externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer neutralen Prozessberatung. Passende Lösungsanbieter sollten erst bei entsprechenden Bedarfen im nachfolgenden Schritt kontaktiert werden.