Mehrwerte einer Prozessoptimierung

Viele Unternehmen verfügen über eine gute strategische Positionierung und haben starke Produkte. Häufig gibt es Probleme bei wesentlichen betrieblichen Abläufen, die zur Erstellung von Produkten und Leistungen dienen. Wichtige Querschnittsprozesse, z.B. im Rechnungswesen und Personalbereich, weisen ebenfalls häufig Prozessschwächen auf.

An dieser Stelle setzt eine gute Prozessoptimierung an: Kernprozesse werden beschleunigt und verschlankt. Fehlerraten sinken. Die wesentlichen Treiber einer Prozessoptimierung sind die Reduktion der in den Prozessen gebundenen Kapazitäten (Effizienz), die Reduktion von Durchlaufzeiten und die Reduktion von Fehlerraten.

Effizienz
Geschwindigkeit
Qualität

Typische Ziele einer Prozessdokumentation und -optimierung

Maßgeschneiderte Standardabläufe etablieren

Unternehmen profitieren stark davon, wenn hochwertige Prozesse als Standard festgelegt werden. Die Prozesse werden hierdurch schneller, weniger fehleranfällig und binden weniger Kapazität. Insbesondere für erfolgskritische Unternehmensprozesse sowie für Prozesse, die häufig durchlaufen werden, sind Prozessstandards empfehlenswert. Hierbei ist erfahrungsgemäß weniger mehr. Wenige, einleuchtende Vorgaben mit hohem Mehrwert werden zur Kenntnis genommen und täglich angewendet.

Transparenz über Abläufe und Verantwortlichkeiten herstellen

Die Standardprozesse sind für Führungskräfte und Prozessbeteiligte rund um die Uhr, an jedem Ort der Welt einsehbar. Die zu diesem Zweck verwendete Dokumentation stellt auch bestehende Abhängigkeiten übersichtlich dar. Verantwortlichkeiten sind klar geregelt. Jeder Mitarbeiter weiß eindeutig, was zu tun ist und kennt die Übergabepunkte zu anderen Einheiten.

Weitere Potenziale systematisch erkennen und heben

Über die Potenziale aus Prozessstandards hinaus gibt es oft einige weitere Abläufe, bei denen sich eine Optimierung lohnt. Eine hohe Unzufriedenheit der Mitarbeiter, schlagend werdende operative Risiken und Kundenbeschwerden sind typische Indikatoren für Potenziale einer weiteren Prozessoptimierung.

Prozessdenken etablieren

Bei den meisten Aufgaben kommt es zu Übergabepunkten über verschiedene Bereiche und zu teamübergreifendem Arbeiten. In vielen Unternehmen und Organisationen steht dem eine abteilungsbezogene Denkweise entgegen. Eine anschauliche Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Vorteile einer vernetzten und prozessbezogenen Arbeitsweise stiftet einen großen Mehrwert. Eine anschauliche und fokussierte Prozessdokumentation ist die fachliche Basis für ein Denken in Prozessen. In größeren Unternehmen empfiehlt sich der Aufbau eines Prozessmanagements sowie die Etablierung spezieller Werkzeuge hierfür.

Eine Prozessoptimierung scheitert in der Praxis an unterschiedlichen Stellen

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