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PKB – Die Project Knowledge Base

Basis einer guten Projektarbeit ist die Anwendung bewährter Werkzeuge und Methoden. Zusammen mit der situativen Anpassung dieser Werkzeuge sowie dem Einsatz von erfahrenem Personal ist die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projektes hoch.

Die Erfahrung zeigt, dass 80% der Projektqualität aus der Beantwortung einfacher Fragen resultiert:

Welche Ergebnisse liefert das Projekt?
Sind die Ergebnisse das, was das Unternehmen benötigt?

Wie lange dauert das Projekt und was kostet es?
Welcher Mitarbeiter macht jetzt konkret was?

Andererseits scheitern die meisten Projekte, weil eben diese einfachen Fragen nicht zuverlässig beantwortet werden. Die Beispiele für das einfache Scheitern von Projekten aus banalen Gründen sind zahlreich. So wird die Dauer für die Einführung von ERP-Systemen häufig 50% zu tief angesetzt. Ein Beispiel hierfür ist das Projekt SAP-Einführung beim Pharmakonzern Fox Meyer, das die Firma am Ende in die Insolvenz trieb.

Ähnlich verhält es sich mit der Auslagerung von Back Office-Einheiten. Bei diesen Projekten sind die Aufwände typischerweise doppelt so hoch, wie ursprünglich angenommen. Wird hieran im Vorfeld Kritik geäußert hört man teilweise Argumente, wie „Sonst würde es sich aber nicht rechnen“ oder „Das Projekt ist aber umsetzbar“.

Vergleichsmaße mit der richtigen Benchmarkanalyse

Derartige Fehler können durch einfache Instrumente behoben werden. So macht es z.B. Sinn, dass für die Aufwandsschätzung und Zeitplanung größerer Vorhaben immer mindestens zwei ähnliche Projekte als Benchmark dienen. Genauso ist es sinnvoll, die Vorteilhaftigkeit und die Ziele eines Projektes auf einer Seite beschreiben zu lassen. Diese Seite unterschreiben der verantwortliche Projektleiter und der Auftraggeber. Allein diese Maßnahme steigert die Erfolgswahrscheinlichkeit um 50%. Und das alles ist so einfach.

Genauso wie einfache Maßnahmen häufig unterlassen werden, wird typischerweise alles von neuem entwickelt. Dabei ist es eindeutig am besten, wenn man sich (als Unternehmen, als Beratung) auf eine sehr gute Vorlage, z.B. für die Zielbeschreibung eines Projektes, einigt. Diese wird dann, wenn überhaupt notwendig, für das jeweilige Vorhaben maßgeschneidert. Wird man bei der Durchführung eines Vorhabens klüger, passt man die Vorlage entsprechend an.

Konsequent mit Best Practices

Genau diese Gedanken greift die Project Knowledge Base der Unternehmensberatung Grunenberg & Comp. auf und arbeitet konsequent mit Best Practices. Hierdurch werden der jeweiligen Projektsituation stets hochwertige Methoden und Daten zugeführt. Für zentrale Aussagen gibt es hilfreiche Benchmarks. So stehen typischerweise die Laufzeiten der Phasen „Konzeption“ und „Umsetzung“ im Verhältnis von eins zu zwei bis drei. Die Kosten stehen im Verhältnis von eins zu drei bis fünf.

Die PKB steht jedem IT-Berater von Grunenberg & Comp. für die Projektarbeit zur Verfügung. Es ist verpflichtend, dass die geeigneten Methoden angewendet werden und Benchmarks hinzugezogen werden.

Die PKB steht als webbasierte Anwendung zur Verfügung und kann auch vom Kunden beliebig genutzt werden.