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Der Ablauf eines IT-Projektes

1. Das Ziel

Unser Projektmanagement-Ansatz beschreibt ein strukturiertes und systematisches Vorgehen zur Planung und Durchführung von IT-Projekten. Mit diesem Vorgehen werden Projekte zeiteffizient durchgeführt und es wird eine Ergebnisverbesserung hinsichtlich Qualität sowie Kosten erzielt. Die Basis für ein gutes Projektergebnis ist die Erarbeitung der richtigen Inhalte zur richtigen Zeit. Dementsprechend ist die Frage, welche Inhalte wann von wem zu erarbeiten sind, wesentlich.

Die zu erarbeitenden Inhalte werden durch die Verwendung von Vorlagen, Formaten und Tools konkret vorgegeben. So sind z.B. eine detaillierte Aufgabenplanung inkl. Endterminen und Verantwortlichkeiten genauso wie das Management zentraler Projektrisiken Instrumente unseres Ansatzes. Neben der Erarbeitung der richtigen Inhalte zur richtigen Zeit ist eine präzise Kommunikation der zweite Haupterfolgsfaktor.

2. Der Ablauf

Es hat sich bewährt, Projekte gemäß der zeitlichen Abfolge der durchzuführenden Aktivitäten zu strukturieren. Nur bei technisch bzw. funktional stark unterschiedlichen Projektmodulen sollte thematisch untergliedert werden.

Die erste Projektphase ist die Initialisierung.
Wesentliche Inhalte, die in dieser Phase erarbeitet werden, sind:

  • Projektziele, Aufgabenpakete und zentrale Ergebnisse
  • Grobe Zeitplanung und Meilensteine
  • Projektbudget und Ressourcen
  • Projektorganisation/ Verantwortlichkeiten und Gremienstruktur
  • Projektrisiken

In der sich anschließenden Projektphase der Ist-Analyse wird der Ist-Zustand der – für die Projektdurchführung – wesentlichen Aspekte kurz und prägnant dokumentiert. Technologien, Kosten, Mitarbeiter, Aufgaben und Abläufe sind typische Themenfelder der Ist-Analyse. Die zu analysierenden Aspekte und die jeweilige Schwerpunktsetzung variieren hierbei stark in Abhängigkeit der Aufgabenstellung des jeweiligen Projektes.

Die Projektphase der Konzeption hat den Entwurf des später umzusetzenden Maßnahmenprogramms zum Gegenstand. Das Konzept beschreibt neben dem eigentlichen Zielzustand die Überführung des Ist-Zustands in den Sollzustand. Je nach Komplexität und Umfang des Projektes macht es Sinn, zuerst ein Grobkonzept zu entwerfen, das anschließend in einem Feinkonzept detailliert wird.

In der Projektphase der Umsetzung wird das zuvor entworfene Konzept implementiert. Der Umsetzungsstatus wird hierbei kontinuierlich transparent gemacht. Gegebenenfalls sind Gegensteuerungsmaßnahmen zu konzipieren und umzusetzen.

a) Initialisierung

Zu Beginn sind die Projektziele hinsichtlich Qualität, Kosten und Ertrag präzise zu spezifizieren. Folgende Sachverhalte eignen sich gut als Projektziele:

  • Eliminierung zentraler Risiken
  • Kostensenkung/ Ertragssteigerung
  • Qualitätssteigerung/ technologische Weiterentwicklung
  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen

Eine gute Zielspezifikation enthält quantitative Elemente. So ist z.B. das folgende Projektziel gut spezifiziert und dadurch messbar:

Beispiel: „Unser Projektziel besteht in einer Kostensenkung um 300 TEUR p.a. durch die Erhöhung der Virtualisierungsrate auf ca. 90%.“

Bei vielen Projekten ist zur Initialisierung eine verbale Spezifikation in wenigen Sätzen ausreichend und zielführend. Je nach Umfang ist zur Spezifikation der Projektziele und deren Detaillierung ein separates Dokument (Projektantrag) zu erstellen.

b) Ist-Analyse
In umfangreichen Projekten werden die Ergebnisse der Initialisierung (insb. Zeit-, Ressourcenplanung) durch die Teilprojektleiter detailliert und hierbei ggf. angepasst. Es ist zu empfehlen, die resultierenden Änderungsvorschläge zu Beginn der Ist-Analyse durch die Projektleitung, ggf. bei Vornahme weiterer Anpassungen formal zu verabschieden.

Neben den Ergebnissen der Ist-Analyse sollten diese Plananpassungen von dem Lenkungsausschuss (Schwerpunkt: Ist-Analyse) verabschiedet werden. Die Detaillierungen der Planung und die inhaltlichen Arbeiten der Ist-Analyse können in der Regel parallel durchgeführt werden.

In der Ist-Analyse wird die für das Projekt maßgebliche Ist-Situation präzise untersucht und prägnant dokumentiert. Hierbei ist wesentlich, dass nur die für das jeweilige Projekt relevanten Sachverhalte analysiert werden.

Beispiel: So sind in dem Projekt „Virtualisierung Windows-Server“ die Mengen und Standorte der zu transformierenden Windows-Server sowie deren technische Eigenschaften im Detail zu betrachten. Im Gegensatz hierzu sind technologische Details eventuell verfügbarer Unix-/ Linux-Server nicht relevant.

Die für das jeweilige Projekt relevanten Sachverhalte hängen von der jeweiligen Aufgabenstellung ab und unterscheiden sich stark von Projekt zu Projekt. Typischerweise werden Sachverhalte aus folgenden Bereichen im Rahmen der Ist-Analyse betrachtet:

In der Ist-Analyse zu betrachten Relevanz bei folgenden Projekten
Technologien/ Architekturen (Server, Datenbanken etc.) Bei allen Formen der technischen Weiterentwicklung
Kosten Immer zu betrachten, Vertiefung bei Kostensenkungsprojekten
Mengen In der Regel relevant: zu transformierende Technologien, betroffene Mitarbeiter, verwendete Anwendungen etc.
Prozesse/ Aufgaben
Organisation / Mitarbeiter
Schwerpunkt bei einer Optimierung von Arbeitsabläufen und organisatorischen Weiterentwicklungen
Risiken Risiken, in der Regel kurz zu betrachten, Vertiefung je nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung

c) Konzeption
In der Projektphase der Konzeption wird das Zielbild entworfen und der Übergang vom Ist-Zustand zum Soll ausgearbeitet. Wie auch bei der Ist-Analyse variieren die zu erstellenden Ergebnisse stark in Abhängigkeit von dem Projekttyp. Typischerweise sind die neuen Technologien, Prozesse/ Aufgaben und die Organisation zu beschreiben.

Die Projektphase der Konzeption beinhaltet ebenfalls alle technischen Machbarkeitstests und die Validierung einzuführender (innovativer) Technologien durch einen Proof of Concept. Zusätzlich werden Kostenschätzungen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bzgl. der Umsetzung und des Regelbetriebs erstellt.

Je nach Umfang und Komplexität der zu erstellenden Konzepte kann es Sinn machen, die Phase der Konzeption in ein Grob- und ein Feinkonzept zu unterteilen.

Die Projektphase der Konzeption beinhaltet in jedem Fall einen Lenkungsausschuss, im Fall der zusätzlichen Ausarbeitung eines Grobkonzeptes mindestens zwei.

d) Umsetzung
In der Projektphase der Umsetzung werden die zuvor entworfenen Konzepte implementiert. Die wesentliche Aufgabe des Projektmanagements besteht in einer Projektsteuerung und einer Statusverfolgung. Eine gute Steuerung basiert a) auf einem guten inhaltlichen Verständnis und b) auf einer möglichst exakten Quantifizierung des Umsetzungsstatus. Wesentliches Instrument für eine Quantifizierung sind Dashboards. Diese stellen in Excel- oder im PowerPoint-Format folgende Information bzw. Werte dar:

  • Anzahl insgesamt zu transformierender Elemente (z.B. zu migrierender Server)
  • Plan (ggf. Detaillierung der Elemente je Periode)
  • Ist-Status – Bereits umgesetzt

Typischerweise erfolgt die Umsetzung in Stufen und es werden einzelne Tranchen im Projektplan hinterlegt.