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Ausgangssituation und typische Herausforderungen

Die Digitalisierung der gesamten Eingangspost und aller Rechnungen schafft die Basis für eine effiziente Verarbeitung, Übergabe und Verwahrung von Informationen. Zusätzlich ermöglicht die digitale Poststelle den weitgehenden Verzicht auf analoge Ausgangspost. Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner können durch die Hinterlegung spezifischer Interessensprofile in weiten Teilen selbst entscheiden, welche Informationen Sie von Ihrem Unternehmen erhalten. Elektronische Dokumente können gut auffindbar und kosteneffizient archiviert werden. Das digitale Immobilenmanagement leistet einen Beitrag, um die Liegenschaften inkl. ihrer technischen Ausstattung effizient zu betreiben.

Digitale Poststelle

Stellhebel (Auszug)

  • Umstellung der gesamten Eingangspost und Rechnungen auf digitale Dokumente
  • Eingangspost und Rechnungen sind von jedem Unternehmensstandort, von unterwegs und von zuhause verfügbar
  • Vermeidung der Verarbeitung nutzloser Information durch organisatorische Regeln
  • Reduktion von Suchkosten für Dokumente und Informationen
  • Elektronische und kosteneffiziente Archivierung 
  • Rechtskonforme Archivierung von E-Mails und weiterem Schriftverkehr
  • Abbildung eines automatisierten Rechnungs-Eingangs-Workflows ohne zusätzliche IT-Investition
  • Reduktion von Druckkosten und Stellfläche

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Haben Sie wichtige Dokumente häufig von unterwegs oder an einigen Standorten Ihres Unternehmens nicht im Zugriff?
  • Können Sie mit mobilen Endgeräten nicht auf wichtige Dokumente zugreifen?
  • Sind Sie für das Leisten wesentlicher Unterschriften auf Druck und Scan angewiesen?
  • Geht viel Zeit mit der Inaugenscheinnahme irrelevanter Information (Eingangspost) verloren?
  • Wird in Ihrem Unternehmen viel Zeit mit der Suche von Dokumenten und Informationen verschwendet?
  • Erhalten Sie Eingangspost in über 80% der Fälle noch analog?
  • Belegt Ihr Archiv viel und teure Stellfläche?
  • Versenden Sie Serienbriefe an Ihre Kunden häufig in Papierform?

Digitales Archiv/ digitale Akten

Stellhebel (Auszug)

  • Reduktion der Kosten für papierhafte Archive und dafür aufzuwendende Stellfläche
  • Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Archivierung
  • Stetige Transparenz über zentrale Verpflichtungen und Rechte des Unternehmens
  • Gute Datenbasis für unternehmerische Entscheidungen, insb. in Bezug auf Personal und die Verwaltung
  • Höhere Kompetenz und mehr Erfolg im Vertrieb durch digitale Kundenakten

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Haben Sie in der Vergangenheit Kündigungsfristen von teuren Leistungen verpasst?
  • Konnten Sie Verträge oder Angebote bei externen Prüfungen (z.B. Steuer, Sozialversicherung) nicht vorweisen?
  • Fehlen Ihnen häufig Belege, die wichtige Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten beinhalten?
  • Haben öffentliche Stellen die von Ihnen vorgehaltenen Belege nicht akzeptiert?
  • Müssen Sie viel Stellfläche für Archive aufwenden? 

Digitales Immobilienmanagement

Stellhebel (Auszug)

  • Sicherstellung einer wunschgemäßen und kosteneffizienten Wartung Ihrer Immobilen
  • Effiziente Prozesse rund um das Immobilienmanagement durch die Anbindung an Ihr ERP-System oder die Rechnungsverarbeitung (Eingang)
  • Stetige Transparenz über wesentlichen Ausstattungsmerkmale und verbauten technischen Anlagen
  • Effiziente Daten-Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem
  • Funktionen des CAFM-Systems (Energiemanagement, Reinigungsmanagement, Umzugsmanagement) 

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Haben Sie die wesentlichen Informationen bezüglich Ihrer Liegenschaften mitsamt ihren Ausstattungen und technischen Anlagen auf einen Blick verfügbar?
  • Nutzen Sie bereits die Vorteile einer elektronischen Immobilienakte?
  • Werden die Informationen aus der elektronischen Immobilienakte allen Prozessbeteiligten medienbruchfrei zur Verfügung gestellt?
  • Haben Sie ein Computer Aided Facility Management-System (CAFM) im Einsatz?
  • Welchen Anteil der Informationen (Verträge, Pläne, Handbücher/ Anleitungen zu technischen Anlagen) aus dem CAFM wurden strukturiert in der elektronischen Immobilienakte abgelegt?