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Ausgangssituation und typische Herausforderungen

Viele Unternehmen wollen ihre IT-Bereiche als internen Dienstleister und Beratungspartner der Fachbereiche positionieren um dadurch die Digitalisierung voranzutreiben. Dies gestaltet sich jedoch in der Realität häufig schwierig. Die häufigsten Gründe hierfür sind Schwachstellen in IT-Prozessen, zu viele manuelle Tätigkeiten bei der Erbringung von IT-Leistungen und veraltete IT-Systeme. Zudem sind die Anforderungen aus den Fachabteilungen häufig unpräzise. Die Beratungsfunktion und das Anforderungsmanagement innerhalb der IT sind typischerweise nicht stark genug, um dies auszugleichen. Um die Transformation der IT-Abteilung erfolgreich zu gestalten, sollte im ersten Schritt eine stabile Basis in Form einer qualitativ hochwertigen IT-Infrastruktur geschaffen werden. Das Schlagwort hierfür ist "Infrastructure-as-Code". Hierauf aufbauend können effiziente IT-Prozesse eingeführt werden. Mehrwertstiftenden IT-Leistungen können unmittelbar als Service bezogen werden. Die frei werdenden Kapazitäten dienen zum Aufbau einer Beratungsfunktion innerhalb der IT sowie eines Anforderungsmanagements.

Cloud / Sourcing

Stellhebel (Auszug)

  • Sicherstellung eines hochwertigen IT-Betriebs bei gegebener Personalkapazität (Fachkräftemangel)
  • Steigerung der Skalierbarkeit der IT-Plattform im Hinblick auf eine Fusion oder die deutliche Ausweitung einer digitalen Geschäftsaktivität
  • Eliminierung materieller IT-Risiken
  • Kostenreduktion des IT-Betriebs
  • Erhöhung der IT-Stabilität und der Antwortzeit zentraler Systeme
  • Verbesserung der Bereitstellungsgeschwindigkeit zentraler IT-Leistungen
  • Erhöhen der Standardisierung von IT-Leistungen und des IT-Betriebs
  • Reduktion der Komplexität im Unternehmen

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Dauert die Bereitstellung einer neuen IT-Leistung (z.B. Server) in der Regel länger als zwei Wochen?
  • Bestehen in Ihrem Unternehmen materielle IT-Risiken oder kam es bereits zu Schadensereignissen?
  • Hat Ihr Unternehmen Schwierigkeiten, die für einen hochwertigen IT-Betrieb notwendigen Fachkräfte zu bekommen?
  • Gibt es Schwierigkeiten, kurzfristige Lastspitzen von mehr als 20% abzudecken?
  • Müssen Sie Ihr Rechenzentrum aus-/umbauen, da viele Systeme ihre Kapazitätsgrenze erreicht haben?
  • Haben Sie im letzten Jahr einen Recovery-Test oder weitere Tests zur Wiederherstellung von Daten oder zentraler Services durchgeführt?

XaaS - Alles als Service einkaufen

Stellhebel (Auszug)

  • Unmittelbare Verfügbarkeit neuer Anwendungen und IT-Leistungen ("Time to Market")
  • Variabilisierung der IT-Kosten durch die Miete von kurzfristig kündbaren Services
  • Echttest geeigneter Infrastrukturen und Anwendungen zu geringen Kosten
  • Schnelle Partizipation an Technologiesprüngen von Marktführern wie Microsoft oder Amazon
  • Schaffung freier Personalkapazitäten für das Anforderungsmanagement oder die Beratungsfunktion der IT
  • Kostenreduktion beim Einkauf und dem Betrieb von Anwendungen
  • Etablierung fest garantierter Service Level für Anwendungen

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Dauert die Bereitstellung neuer Anwendungen in der Regel länger als 3 Wochen?
  • Haben Ihre Fachabteilungen das Gefühl, dass neue IT-Leistungen zu langsam bereitgestellt werden?
  • Verfügen Ihre zentralen Anwendungen über gute Service Level Agreements?
  • Sind in Ihrem Unternehmen ausreichende Ressourcen zur Beratung der Fachbereiche in Bezug auf technologische Fragestellungen vorhanden?
  • Ist immer die aktuellste Version von Anwendungen und anderen Services installiert?
  • Fürchten Sie einen hohen Invest bei der Einführung neuer Anwendungen?

Automatisierung / Standardisierung

Stellhebel (Auszug)

  • Reduktion der Kapazitätsbindung und der Fehlerquote in Routineaufgaben
  • Reduktion der Durchlaufzeiten zentraler IT-Prozesse
  • Standardisierung und Qualitätssteigerung der IT-Infrastruktur sowie Anwendungen
  • Erhöhung der Transparenz und Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit von IT-Aufgaben
  • Erzielung von Spezialisierungs- und Skaleneffekten im IT-Betrieb
  • Steigerung der Anwenderzufriedenheit durch definierte Schnittstellen
  • Automatisieren von Standardaufgaben und Komplexitätsreduktion der IT

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Sind Ihre zentralen IT-Ressourcen über 20% mit Routineaufgaben beschäftigt?
  • Werden über 50% der Aufgaben per Hand erledigt?
  • Klagen Ihre Anwender häufig über zu lange Durchlaufzeiten, auch für Routinetätigkeiten?
  • Kam es bei der Erbringung zentraler IT-Leistungen in der Vergangenheit zu Durchführungsfehlern?
  • Führt die Uneinheitlichkeit von zentralen IT-Systemen (z.B. Server, Datenbanken) zu Problemen im IT-Betrieb?
  • Werden gleiche Services in über 10% der Fälle unterschiedlich bereitgestellt?
  • Werden Services in über 30% der Fälle nicht rechtzeitig ausgeliefert?

Mobiles Arbeiten

Stellhebel (Auszug)

  • Ortsunabhängig komfortable und sicher arbeiten
  • Erzeugung eines modernen Image durch zukunftsweisende mobile Endgeräte
  • Sicheres Trennen von Privatdaten und Firmendaten, insbesondere auf mobilen Endgeräten
  • Ermöglichung eines durchgängigen digitalen Informations- und Dokumentenaustausches über diverse Lokationen
  • Angebot einer effizienten Home Office-Option
  • Steigern der Arbeitsproduktivität von Entscheidern
  • Verwenden von Mitarbeiterhardware für Firmenzwecke
  • Steigern der Sicherheit beim Zugriff auf sensitive Firmendaten mit mobilen Endgeräten

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Stehen Ihren Mitarbeitern leistungsstarke Firmenanwendungen (z.B. Dateisystem, CRM oder ERP) auf ihren Tablets oder Smartphones zur Verfügung?
  • Können Ihre Mitarbeiter ohne Effizienzverlust im Home Office arbeiten?
  • Werden Tablets in Ihrem Unternehmen produktivitätssteigernd eingesetzt?
  • Können Mitarbeiter E-Mails auf mobilen Endgeräten (z.B. Smartphone, Tablet) bearbeiten?
  • Ist es in Ihrem Unternehmen möglich, effizient von überall zu arbeiten?
  • Kann ein Smartphone mit Firmendaten bei Verlust unmittelbar gelöscht werden?

Moderne Kommunikation

Stellhebel (Auszug)

  • Verringern von Reisekosten und des Zeitverlusts bei Dienstreisen durch Videokonferenzen
  • Förderung und Erleichterung der Zusammenarbeit über verschiedene Lokationen
  • Angebot innovativer Kommunikationsformen, wie Presence und Chat
  • Durchgängige Integration von Computer und Telefonie
  • Ermöglichung von Videokonferenzen für mobile Endgeräte
  • Angebot einer geräteunabhängigen Telefonie
  • Vermeiden verschiedener Rufnummern für einen Mitarbeiter
  • Optimieren der Erreichbarkeit und Kommunikationsmöglichkeiten für Außendienstmitarbeiter

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Verfügen viele Ihrer Mitarbeiter über mehr als eine Telefonnummer?
  • Sind Ihre Mitarbeiter im Außendienst über ihre Festnetznummer erreichbar?
  • Besteht in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, innovative Kommunikationsformen (z.B. Presence, Chat) einzusetzen?
  • Werden Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen zur Vermeidung von überhöhtem Reiseaufwand eingesetzt? 
  • Wird bei ausgehenden Telefonaten von Außendienstmitarbeitern die Festnetznummer angezeigt?
  • Entfallen hohe Kosten durch spontane und/oder kurze Geschäftsreisen?
  • Können Sie direkt vom PC aus Telefonnummern wählen und telefonieren?

Workflowmanagement

Stellhebel (Auszug)

  • Vermeiden von Medienbrüchen bei der Erbringung von Aufgaben, insbesondere durch Fachabteilungen
  • Verringern von Durchführungsfehlern aufgrund der Nichtbeachtung von Standards
  • Optimieren der Durchlaufzeiten von Standardprozessen
  • Verbesserung und Koordination der Zusammenarbeit verschiedener Bereiche und Abteilungen
  • Optimale Kapazitätssteuerung und -auslastung von Abteilungen und Teams
  • Vermeiden eines Wildwuchses von individuellen Lösungen zur Modellierung und Umsetzung von Prozessen
  • Erhöhen des Automatisierungsgrads von Kernprozessen des Unternehmens
  • Wunschgemäßes Abbilden von Prozessen

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Sind bei wiederkehrenden Abläufen häufig zusätzliche Abstimmungen (z.B. durch E-Mails) notwendig?
  • Weisen Standardprozesse (z.B. Rechnungsprüfung) häufig eine lange Durchlaufzeit auf?
  • Herrscht in Ihrem Unternehmen die Meinung vor, dass es zu wenige Standards und Dokumentation für Prozesse gibt?
  • Fehlt Ihrem Unternehmen eine technische Plattform für die Standardisierung von arbeitsteiligen Prozessen?
  • Werden Standardprozesse oft nicht toolgestützt umgesetzt und sind dementsprechend nicht standardisiert?
  • Gestalten sich häufig bereichs- und abteilungsübergreifende Prozesse als schwierig?
  • Beeinträchtigen notwendige Freigaben die Durchlaufzeit von Prozessen?
  • Interpretieren Mitarbeiter einen Prozess unterschiedlich?

IT-Sicherheit

Stellhebel (Auszug)

  • Erfüllung der Gesetze zum Datenschutz, des Fernmeldegeheimnisses und zur Telekommunikation
  • Schützen von Firmengeheimnissen vor der Öffentlichkeit und vor Wettbewerbern
  • Erfüllung der neuen Datenschutzgrundverordnung
  • Reduktion des Reputationsrisikos bzw. Verhinderung einer Beschädigung der Reputation in der Öffentlichkeit
  • Etablieren eines unternehmensweiten IT-Sicherheitsstandards
  • Vermeidung von internen Feststellungen durch Revision, Datenschutz oder IT-Sicherheitsgremien
  • Schaffen einer optimalen Außenwirkung durch zertifizierte Sicherheitsmaßnahmen

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Gibt es in Ihrem Unternehmen einen definierten Prozess zur Überprüfung IT-sicherheitsrelevanter Tatbestände
  • Wurden in der Vergangenheit IT-Sicherheitsrisiken schlagend?
  • Sind in Ihrem Unternehmen zentrale IT-Risiken bekannt und Gegenstand einer bewussten Entscheidung?
  • Ist in Ihrem Unternehmen jemand ausschließlich für IT-Sicherheit zuständig?
  • Verfügen Sie über einen Datenschutzbeauftragten?
  • Werden regelmäßig Sicherheitsüberprüfungen, auch unter Beteiligung von externen Experten, durchgeführt?
  • Werden alle notwendigen Sicherheitsupdates nach Erscheinen auf den betroffenen Systemen installiert?