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Ausgangssituation und typische Herausforderungen

Eine monatsaktuelle Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung sind die Basis eines soliden Rechnungswesens. Durch digitale Technologien werden die hierfür notwendigen Informationen schnell und mit geringem Kapazitätseinsatz zugeführt. Die digitale Speicherung von Belegen senkt die Kosten der Archivierung und der Suche. Durch eine automatische Integration von Leistungserbringung, Rechnungsstellung und Mahnwesen wird ein positiver Effekt auf die Liquidität des Unternehmens erzielt. Die Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe und Rechnungsbezahlung erfolgen zügig und ermöglichen es dem Unternehmen, Skonto zu ziehen. Gleichzeitig wird die intendierte Kompetenzordnung zwingend eingehalten. Innovative Business Intelligence-Systeme (BI) stellen entscheidungsrelevante Auswertungen zur Verfügung. Gleichzeitig wird die Produktion unnötiger Statistiken und Reports vermieden. 

Digitaler Jahresabschluss

Stellhebel (Auszug)

  • Monatsaktuelle Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung
  • Automatische Generierung und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung sowie weiterer obligatorischer Meldungen
  • Konsequente Einhaltung der Kompetenzordnung bei Buchung und Überweisung
  • Kostenoptimierung durch beleglose Buchhaltungsprozesse
  • Automatisierte Rechnungsstellung, umgehend nach Leistungserbringung
  • Automatisierte Mahnungen bei Erreichen des Zahlungsziels
  • Intelligente Mahnungs-Workflows, z.B. Weiterleitung an den Vertrieb zur freundlichen Erinnerung
  • Erhöhung der Auffindbarkeit und Zentralisierung von Informationen durch papierlose Ablage
  • Vereinfachung der Belegverwaltung (Belegaustausch und Archivierung)

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Liegt Ihnen automatisch zum Monatsende eine aktuelle Gewinn- und Verlustrechnung vor?
  • Verschenkt Ihr Unternehmen Zeit durch verspätete Rechnungsstellung oder Mahnung?
  • Kam es in der Vergangenheit zu Durchführungsfehlern bei Überweisungen und Buchungen? 
  • Haben Sie ein signifikantes papierhaftes Belegvolumen?
  • Werden in Ihrer Buchhaltung die rechtlichen Grundlagen der digitalen Archivierung eingehalten?
  • Verlieren Sie häufig unnötige Zeit mit der Suche nach Belegen oder Rechnungen?
  • Besteht die Möglichkeit zur schnellen Einsicht und Prüfung von Vorgängen durch ihre Verknüpfung mit Belegen?

Digitale Bestellung und Rechnungsfreigabe

Stellhebel (Auszug)

  • Kostensenkung und Qualitätssteigerung durch Bestellung bei vorgegebenen Lieferanten
  • Konsequente Einhaltung der Kompetenzordnung bei der Bestellung von Waren und Dienstleistungen
  • Qualitätssteigerung der Rechnungsprüfung durch automatisierten Abgleich von Rechnung und Bestellung
  • Automatisierung des Prozesses der Rechnungsprüfung
  • Konsequente Einhaltung der Kompetenzordnung bei der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe
  • Revisionssichere Archivierung von Bestellung, Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Wurde in Ihrem Unternehmen die Kompetenzordnung bei der Freigabe von Rechnungen verletzt?
  • Gibt es einen automatischen Abgleich von Rechnung und zuvor getätigter Bestellung?
  • Liegt zwischen der Hinterlegung von Bestellungen in Ihren IT-Systemen und dem Rechnungseingang ein plausibler Zeitraum?
  • Verlieren Sie häufig Skonto aufgrund eines zu langen Rechnungsdurchlaufs?
  • Ist der Prozess der Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe und Rechnungsbezahlung durch Medienbrüche gekennzeichnet?
  • Gibt es teilweise unklare Verantwortlichkeiten für die Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen?
  •  Sind die Tätigkeiten der Rechnungsfreigabe und Bestellung revisionssicher dokumentiert?

Business Intelligence/ Controlling

Stellhebel (Auszug)

  • Aufbau eines Management-Cockpits aus Unternehmensperspektive entlang der Dimensionen Ertrag, Aufwand und Liquidität
  • Etablierung einer Liquiditätsvorschau und -steuerung mit dem Zeithorizont von bis zu einem Jahr
  • Bereitstellung differenzierter Profitabilitätsanalysen von Produkten und Dienstleistungen
  • Schaffung einer adäquaten Kostentransparenz in Bezug auf Produkte, Ausstattung, Standorte etc.
  • Einführung eines systemgestützten Mittelfreigabeprozesses auf Basis des aktuell verfügbaren Budgets: Direktabfrage verfügbarer Mittel der Fachbereiche, Abgleich des Abfrageergebnisses mit Plan-Budgets, automatisierte Kontrolle und ggf. Freigabe auf Basis des tatsächlich verfügbaren Budgets

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Sind in Ihrem Unternehmen aktuelle Ertrags-, Aufwands- und Liquiditätskennzahlen verfügbar?
  • Kennen Sie die Herstellungskosten zentraler Produkte und Dienstleistungen?
  • Sind in Ihrem Unternehmen Deckungsbeiträge zentraler Leistungen bei der Angebotskalkulation verfügbar und maßgeblich?
  • Weißt der Planungsprozess in ihrem Unternehmen Medienbrüche auf?
  • Sind die Planung und das Reporting als separate Prozesse organisiert? 
  • Wird die Mittelfreigabe zu 80% manuell abgewickelt?