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Ausgangssituation und typische Herausforderungen

Digitale Einkaufstechnologien und Logistiktechnologien eröffnen neue Potenziale bei der Digitalisierung des Einkaufs: Preise können dynamisch mit Lieferanten verhandelt werden. Lieferanten können ihrerseits situativ Gebote und Preisindikationen abgeben. Spitzenlasten können an andere Lieferanten weitergegeben und Unterauslastungen ausgeglichen werden. Neben neuen Potenzialen ermöglicht die Digitalisierung die konsequente Erreichung bewährter Einkaufsziele und Logistikziele: Es wird einfach, automatisiert Konditionen und Qualitätsniveaus zu verhandeln oder sein Lieferantenportfolio zu optimieren. Für viele Anwendungsfälle existieren Speziallösungen von Nischenanbietern. Die etablierten Standardanwendungen werden gleichzeitig immer mächtiger. Dieser Abschnitt des Digitalisierungs Frameworks der Unternehmensberatung Grunenberg & Comp. gibt einen Überblick über zentrale Vorgehensweisen zur Digitalisierung von Einkaufsprozessen und zur Digitalisierung von Logistikprozessen.

Digitaler Einkauf

Stellhebel (Auszug)

  • Bestellungen bei Erreichen von Mindestbeständen oder Auftragseingängen automatisch tätigen
  • Ausschließlich unternehmensweit vorgegebene und einheitliche Artikel bestellen
  • Kompetenzgerechte Verantwortlichkeiten für Bestellungen und deren Kontrollen festlegen
  • Bevorzugte Lieferanten automatisiert anbinden und in Echtzeit Informationen von ihnen beziehen
  • Zielführende Einkaufsstatistiken in Bezug auf Artikel, Kostenarten und Bereiche erstellen
  • Einhaltung von Verträgen und Einkaufskonditionen automatisiert überwachen

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Erfolgt die Kommunikation mit Ihren Lieferanten in 50% der Fälle per Mail oder Telefon?
  • Ist ihr Lieferantportfolio kleinteilig oder wird häufig bei unpassenden Lieferanten bestellt?
  • Ist die Qualität von Lieferanten für den Bestellenden intuitiv ersichtlich?
  • Erstellen Sie ihre Bestellungen häufig in Word oder Excel?
  • Verfügen Sie über verbindlich vorgegebene und überwachte Einkaufsrichtlinien?

Digitale Logistik

Stellhebel (Auszug)

  • Leerkapazitäten und Unterauslastung bei dem Versand von Produkten vermeiden
  • Lieferwege hinsichtlich Zeit und Kosten beim Versand optimieren
  • Geeignete Dienstleister fallweise mit der Zustellung von Produkten beauftragen
  • Zustellmodalitäten als Leistungsbestandteile für den Kunden nutzen und monetarisieren
  • Produkte, falls möglich, digitalisieren und immateriell zustellen

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Sind Ihre LKWs, Bote, Schiffe oder Flugzeuge häufig unausgelastet?
  • Beschweren sich Kunden häufig über lange Versanddauern?
  • Führen geografische Umwege beim Versand Ihrer Produkte zu unnötigen Kosten?
  • Kommt es zu kostenintensivem Verderb oder Schwund bei der Zustellung Ihrer Produkte? 
  • Bieten Ihre Wettbewerber eine flexible Abholung, Expresszustellung oder Botendienste zur Erzielung von Mehrerträgen an?
  • Verfügen Sie über eine Logistik-Strategie?

Ausschreibungsplattform

Stellhebel (Auszug)

  • Den bestgeeignetsten Lieferanten unter Kosten- und Qualitätsgesichtspunkten finden
  • Leistungsniveau von Dienstleistern hochhalten (Ausschreibung als mögliche Sanktion)
  • Optimale Vertragskonditionen in Bezug auf Produkteigenschaften, Erfüllung, Risikoübernahme und Bezahlung durchsetzen
  • Alternative Anbieter parallel laufen lassen und Leistungsbezug optimieren
  • Einkaufspreise für zentrale Einkaufsleistungen stark senken
  • Interessante Produkteigenschaften zentraler Einkaufsleistungen kennenlernen und auszunutzen

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Haben Sie zentraler Einkaufsartikel seit fünf oder mehr Jahren nicht ausgeschrieben?
  • Sind die Eigenschaften zentraler Einkaufsartikel Gegenstand einer bewussten und betriebswirtschaftlichen Entscheidung?
  • Sind bezogene Waren ein signifikanter Kostenfaktor für Ihr Geschäftsmodell?
  • Haben Sie unnötigerweise eine hohe Abhängigkeit von dezidierten Lieferanten?
  • Nutzt Ihr Unternehmen die Möglichkeit dynamischer Preisverhandlungen?  

ERP - Enterprise Resource Planning

Stellhebel (Auszug)

  • Unternehmenseigene Kompetenzordnung bei der Bestellung und der Rechnungsfreigabe beachten
  • Wildwuchs diverser Kleinstapplikationen und Insellösungen eliminieren
  • Medienbrüche zwischen Einkauf, Rechnungsfreigabe und Zahlung beseitigen
  • Weitere zentrale Unternehmensanwendungen standardisiert anbinden
  • Eine zentrale Unternehmensanwendung für Einkauf und Rechnungswesen verwenden
  • Übergreifende Geschäftsprozesse und Workflows innerhalb einer Anwendung automatisieren und effizient abbilden

Fragen zur Potenzialerkennung

  • Gibt es in Ihrem Unternehmen viele verschiedene Anwendungen für den Einkauf, das Rechnungswesen und die Verwaltung?
  • Hat jede Abteilung ihre eigene Spezialanwendung?
  • Ist Ihr Einkauf zu stark und ungewünscht dezentralisiert?
  • Kommt es häufig zu Medienbrüchen und Durchführungsfehlern zwischen Einkauf, Rechnungsprüfung und Bezahlung?
  • Gibt es in Ihrem Unternehmen Schwierigkeiten mit der Qualität oder Hoheit zentraler Unternehmensdaten?